Pentru a descarca referate trebuie sa fii membru eCursuri.ro
Intra in contul tau sau inregistreaza-te GRATUIT (dreapta sus)
Tehnici de secretariat
În actuala revoluţie tehnico-ştiinţifică informatica, telecomunicaţiile, producerea şi comunicarea informaţiei au devenit priorităţi incontestabile dar cu largi aplicaţii în viaţa ştiinţifică, economică şi socială. În acest context a apărut o disciplină relativ recentă: birotica – termenul fiind introdus în limbajul cotidian în jurul anului 1976. Birotica vizează automatizarea activităţilor administrative şi de birou depăşind cadrul tehnic al proceselor administrative. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice şi a devenit posibilă o dată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care au pătruns în orice birou şi în orice secretariat al unei organizaţii sau instituţii sporind considerabil productivitatea şi calitatea muncii administrative. Birotica s-a născut din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii administrative şi de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a datelor, urmărind creşterea performanţei şi calităţii muncii de secretariat şi de birou în toate domeniile de activitate. Pe de altă parte biroul în general, secretariatul în special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană; secretariatul a căpătat funcţii şi roluri multiple şi complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformări sunt valabile şi în cazul societăţii româneşti. Principalele funcţii care revin secretariatului în prezent sunt următoarele: prelucrarea informaţiilor, documentarea, funcţia de reprezentare, funcţia de filtru şi legătură pentru solicitări de contacte cu conducerea, funcţia de asistare directă a managementului. După cum se poate observa în activitatea de secretariat şi în aceea a secretarelor (asistent manager) predomină procesele informaţionale şi decizionale, informaţia oferind suportul pentru decizia managerială, iar comunicarea de informaţii şi de decizii ocupând o pondere importantă într-o organizaţie. În literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe. În zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activităţi şi tehnici de lucru specifice (activităţi de documentare, corespondenţă, protocol, arhivare de documente ş.a.). Astfel acesta furnizează noţiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotică, managementul şi marketingul, într-o organizaţie, noţiuni de drept administrativ şi comercial. Totodată lucrarea cuprinde, în cea mai mare parte, noţiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, funcţiile secretariatului modern, organizarea şi prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme româneşti de drept administrativ şi comercial. Am considerat util să furnizăm celor interesaţi atât noţiuni teoretice cât şi practice, deoarece în prezent nu există în România o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat şi asistenţă managerială adaptat la realităţile româneşti. O abordare evolutivă a meseriei de secretar nu se poate realiza decât în contextul evoluţiei istorice a managementului şi a mijloacelor de comunicaţie. Încă din fazele de început, în practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate esenţiale care i-au marcat funcţionarea până astăzi:
meseria de secretar a apărut şi a funcţionat întotdeauna pe lângă factorii de decizie ai vieţii economico- sociale;
tratarea informaţiei scrise, a stat la baza acestei activităţi şi,
confidenţialitatea, a constituit o cerinţă esenţială sub aspect deontologic.
Coordonata confidenţialităţii este sugerată chiar de termenul „secretar”(ă), provenind din latinescul „secretum” (secret, taină) şi desemnând o persoană care ştie şi păstrează secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar precedă – în timp istoric, apariţia denumirii sale. Dacă ţinem cont de faptul că primele forme ale scrierii au apărut din necesităţile administraţiei de stat de a emite dispoziţii, de a da ordine şi a administra bunuri, putem lega apariţia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autorităţilor, consideraţi a constitui prima celulă a birocraţiei, în Orientul antic [1] .
În special, în perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializaţi în comunicarea scrisa. Problema confidenţialităţii se punea, la vremea respectivă, numai pe cale orală, fiind extrem de rare persoanele care ştiau să citească.
Aşa se explică şi practica unor autorităţi de a tăia limba scribilor, spre a se asigura de păstrarea secretului profesional. Termenul grammatikos, denumind în limba greacă şi profesia de “secretar”, poate fi considerat cel mai sugestiv, în ceea ce priveşte posibilităţile asocierii acestei meserii cu începuturile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul şi prin evoluţia mijloacelor de comunicaţie, se conturează alte coordonate funcţionale ale acestei profesii. In perioada feudalismului, o data cu schimbările produse în sistemele de conducere prin apariţia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariţia hârtiei ca suport informaţional, munca de secretariat capătă contururile specializării. Astfel, persoana desemnată cu titlul de secretar, în Evul Mediu, se ocupa de corespondenţa monarhului sau a unor înalţi demnitari. Aceasta presupunea menţinerea în continuare, a sarcinilor iniţiale de caligrafiere a textelor, la care sau adăugat alte operaţiuni de expediere dar şi de evidenţă a circulaţiei documentelor scrise. In epoca modernă, o dată cu pătrunderea maşinilor de scris mecanice în structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata atât de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, încât activitatea sa se va confunda până în epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie să precizăm, însă, că din punct de vedere istoric, această meserie a aparţinut bărbaţilor, până la începutul secolului XX, când au început să fie promovate drepturile cetăţeneşti refuzate femeii secole de-a rândul. Nici Revoluţia Franceză cu ideile ei luminoase nu a avut curajul să lanseze femeia în viaţa administrativă, dar a declanşat goana după o egalitate de sexe. În epoca contemporană, conform statisticilor, 95% din funcţiile de secretar sunt ocupate de femei, în special în ţările Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate decât bărbaţii în domeniul competenţei sociale şi al inteligenţei emoţionale. Se conturează, astfel, noi cerinţe, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca ştiinţă tot la începutul secolului XX, dezvoltă noi valori, privind resursele umane şi resursele informaţionale, la aceasta aducându-şi contribuţia ştiinţe precum sociologia, psihologia, ergonomia. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, şi reevaluarea auxiliarului său de bază, secretariatul. În spatele acestui curent ascensional se află şi dezvoltarea continuă a tehnologiilor informaţionale şi comunicaţionale care au revoluţionat viaţa birourilor. Astăzi, competenţele secretariatului impun în egală măsură, cunoştinţe, informaţii şi deprinderi cerute muncii tradiţionale secretariale la care se adaugă altele noi: domeniul biroticii. Abordând, cerinţele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stăpânirea procedeelor de citire şi scriere rapida; utilizarea calculatorului în editarea de texte şi pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaţiei şi comunicaţie; cunoaşterea principiilor de organizare a timpului şi a documentelor; posedarea şi si exercitarea a 1-2 limbi de circulaţie internaţională; cunoştinţe generale de statistică şi contabilitate; abilităţi de comportament în relaţiile cu publicul şi alţi factori; Din această perspectivă, activitatea secretariatelor devine tot mai complexă şi specializată. Secretara este tot mai implicată în procesul de gândire fiind nevoită de multe ori să preia părţi din activităţile conducerii spre a le prelucra independent, să gestioneze fluxuri de informaţii şi timpul managerilor, să manevreze mijloace tehnice de tratare a informaţiei şi de comunicaţie. Posibilităţile sale de degrevare a acţiunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, în lumea occidentală s-au exprimat trei curente de opinie:
a)într-o primă categorie se încadrează cei care consideră că rolul secretarei este depăşit şi că în viitor va dispărea. Argumentele care se aduc în acest sens, privesc evoluţia rolului calculatorului pentru activitatea fiecărui manager şi de aici, ideea că, în timp, calculatorul va ajunge să suplinească rolul secretarei;
b)în a doua categorie pot fi încadraţi cei care consideră ca, dimpotrivă, rolul secretarei este în continuă creştere şi că nici calculatorul nici altceva nu va reuşi s-o suplinească;
c)un al treilea curent, susţine că, în perspectivă, secretara îşi va depăşi statutul profesional actual, fiind tot mai implicată în activităţi paraprofesionale în care competenţele ei să impună cunoştinţe noi din alte domenii (economie, management, juridic), alături de cele tradiţionale.
Privită din această perspectivă, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine şi oricum.
În ţările occidentale se experimentează şi testează pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestări de servicii birotice sau pentru lucru la distanţă.
1.Funcţiile secretariatului modern
Activitatea de secretariat se exercită în toate sistemele economico-sociale, inclusiv în firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lângă de un post de conducere, secretariatul efectuează lucrări de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funcţiei în cauză. În echipa manager-secretară, o sarcină unică este finalizată prin contribuţia celor două persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplică o rezoluţie pe o cerere. Secretariatul va prelua, în continuare, toate operaţiunile ce ţin de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaţiilor prelucrate. Complexitatea procesului de muncă, variază în funcţie de dimensiunea şi complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnică şi nivelul de pregătire al secretariatului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consideră că utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenţială de amplificare a eficacităţii muncii manageriale. Un secretariat bine organizat şi competent potenţează munca managerului prin mai multe elemente:
degrevează managerul de o serie de acţiuni de rutină, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea raţională a timpului de lucru de care el dispune;
creează condiţiile preliminare pentru realizarea de către manager a unor contacte operative şi eficiente cu persoane din interiorul şi exteriorul organizaţiei;
asigură vehicularea corespunzătoare a informaţiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire în perimetrul eşalonului superior al acesteia;
contribuie decisiv la organizarea raţională a activităţii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).
Aceste elemente stau la baza principalelor funcţii ce revin secretariatului:
Funcţia de tratare a informaţiilor;
Funcţia de documentare;
Funcţia de „filtru” şi legătură în contactele conducerii;
Funcţia de asistare directă a managerului;
Funcţia de reprezentare.
Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o iau relaţiile dintre două sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). După cum scrisorile se adresează unor persoane juridice, sau fizice, acestea alcătuiesc subiectul corespondenţei oficiale sau private. Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea scrisorilor şi actelor, care circulă între persoane juridice sau între o persoană fizică şi o persoană juridică, în scopul stabilirii unor relaţii între ele. Între o scrisoare şi act există următoarele deosebiri:
scrisoarea este o comunicare adresată în scris unei persoane; actul este o dovadă scrisă prin care se constată un fapt, se reglementează o obligaţie etc.
actul are titlu, scrisori purtătoare de titlu se întâlnesc mai rar;
actul are specificat în cuprinsul său titularul în folosul căruia se face constatarea;
majoritatea actelor sunt tipizate; în cazul scrisorilor, tipizarea este rar întâlnită;
scrisorile sunt înregistrate în Registrul de intrare-ieşire; actele au numere proprii de ordine, pe baza cărora se ţine evidenţa emiterii şi circulaţiei lor (în Registrul de intrare-ieşire sunt înregistrate scrisorile însoţitoare ale actelor);
scrisorile pot fi redactate şi semnate de orice funcţionar cu delegaţie de corespondent; actele nu pot fi întocmite şi semnate decât de funcţionari investiţi printr-o dispoziţie expresă a unui act normativ cu aceste drepturi; ˇ actul circulă de la autor la beneficiar însoţit de o scrisoare; când nu se foloseşte scrisoarea însoţitoare, actul nu poate fi înmânat beneficiarului decât prin luare de semnătură; Sfera corespondenţei oficiale este largă, ea cuprinzând probleme cu conţinut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanţele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior încheierii tranzacţiilor, fac necesară comunicarea prin intermediul corespondenţei oficiale. De remarcat că predominant este conţinutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei economii diversificate şi în continuă dezvoltare. Importanţa activităţii de corespondenţă constă în faptul că:
este un element de bază pentru stabilirea relaţiilor între unităţile economice, între persoanele fizice şi persoane juridice care sunt obligate să-şi rezolve anumite probleme în comun;
oferă posibilitatea consemnării scriptice a unei activităţi;
constituie un element de înregistrări contabile;
serveşte ca probă în justiţie;
permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumită problemă, constituirea unui ciclu de corespondenţă ce oglindeşte apariţia, modificarea sau stingerea unor relaţii între persoane juridice sau între persoane fizice şi persoane juridice.
devine o bogată sursă de documentare prin constituirea unui fond arhivistic redând stadiile evoluţiei raporturilor economice, precum şi ale evoluţiei vocabularului din domenii diferite de activitate.
4.2.Clasificarea corespondenţei
Corespondenţa oficială se poate clasifica după mai multe criterii:
a)după criteriul de circumscriere:
corespondenţa internă (între compartimente sau responsabili ai aceleaşi organizaţii);
corespondenţa externa (către sau de la o instituţie spre mediul exterior – altă instituţie sau persoană) ;
b)după domeniul de activitate:
corespondenţa juridică (contestaţia, întâmpinarea, notificarea, plângerea, cererea de chemare în judecată etc.);
corespondenţa administrativă (referatul, raportul, darea de seamă, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziţia);
corespondenţa protocolară (invitaţii, scrisori de felicitare, felicitări, corespondenţa tehnica a departamentelor de protocol etc.);
corespondenţa comercială (cererea de ofertă, oferta, comanda, reclamaţia economică, avizul de însoţire a mărfii, scrisoarea de garanţie etc.);
corespondenţa diplomatică (nota diplomatică, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatică, nota verbală etc.)
c)după scopul ei:
corespondenţa de solicitare (cererea economică, juridică, etc.);
corespondenţa de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seamă, etc.);
corespondenţa de constatare (procesul verbal, etc.)
corespondenţa de decizie, îndrumare, control (ordinul, decizia);
corespondenţa de reclamaţie (reclamaţia economică, juridică);
corespondenţa însoţitoare de acte;
d)după criteriul accesibilităţii:
corespondenţă secreta (transmisă prin mijloace de securitate organizate; folosită în sistemul instituţionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);
Pentru a descarca referate trebuie sa fii membru eCursuri.ro
Intra in contul tau sau inregistreaza-te GRATUIT (dreapta sus)
0 comentarii
Adauga comentariu
Pentru a adauga comentarii trebuie sa fii membru eCursuri.ro
Intra in contul tau sau inregistreaza-te GRATUIT (dreapta sus)
